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新一代信息通信技术与智慧教​育福建省高校工程研究中心行政管理制度

2016年01月05日 10:53  点击:[]


新一代信息通信技术与智慧教育福建省高校工程研究中心行政管理制度

第一章 总  则

第一条 为加强新一代信息通信技术与智慧教育福建省高校工程研究中心行政管理,使各项管理标准化、制度化、规范化,以提高工作效率,特制定本规定。

第二条 本规定所指行政管理包括公文管理、档案管理、保密原则、印鉴管理、办公用品管理、行为规范管理等。

第三条 本制度适用中心全体员工。

第二章 公文管理

第一条 公文管理是指收文、文件制作与发文管理。

第二条 公文的签收。

1.凡外来公文文件,均由综合管理办公室认真查收签字。

2.对上级主管部门下达的文件,必须由综合管理办公室及时附“文件处理借阅单”后,报送有关领导签批、审阅。有重要文件需要向下属部门传达时,综合管理办公室应及时、迅速送到。

3.综合管理办公室根据批件人指示,将文件送到承办部门或个人,并对承办部门承办的事项负责催办。

第三条 参加上级相关召开会议带回的文件材料应及时交送综合管理办公室按收交程序处理,不得个人保存。

第四条 公文制发程序。

主办部门承办人拟稿,负责人审核,综合管理办公室负责登记、编号、打印、封发。文件中涉及到多个部门时,由主办部门与有关部门协商、会签,会签稿以部门负责人签字为准。

第五条 综合管理办公室有权根据国家政策及中心规定对文稿进行修改。内容不实,格式不符的文稿可以退回拟稿部门。

第六条 上级下发的文件应注明机密等级、急缓程度、发放范围。

第三章 档案管理

第一条 归档范围

中心所有公文等具有参考价值的文件材料。

第二条 档案管理由专人负责,保证原始资料及单据齐全完整。

第三条 档案的借阅与索取

1.主任、副主任借阅可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。

2.中心其他人员需借阅档案时,要经综合管理办公室批准,并办理借阅手续;

第四条 档案的销毁

1.任何人非经允许无权随意销毁中心档案材料。

2.若按规定需要销毁时,由部门主管领导审批在专人监督下销毁。

第四章 印信管理

第一条 中心各种印鉴(除财务印章外)、介绍信均由综合管理办公室实行登记审批制,专人负责保管。

第二条 日常业务用印,须经主任或副主任审批,非常务性合同、协议等有关重要文件用印需主任或副主任签字、署名后方可盖章,并留有原件存档。如违反此规定后果由直接责任人负责。

第三条 外出办事需带公章时,应由主任或副主任签字批准,综合管理办公室备案后方可带出,但至少有两人携带并监督使用。并在规定期限内归还,否则,出现一切事故后果自负。

第四条 中心印信应严格保管,如有失职、差错、丢失或违章使用,一经发现需追查有关人员责任。

第五条 中心原则上不允许开具空白介绍信或证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管领导签字同意后方可开出,未使用的回来后必须交回。

第五章  会议管理

第一条 中心会议主要由办公会议、业务会议组成。  

第二条 中心不定期召开专题会议。

第三条 中心每周五下午为办公例会日,是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由副主任主持,参加人员为各部门负责人及有关人员。

第四条 中心各部门每周或每天早上开早会,针对前一周或前一天工作进行总结及分析。

第五条 中心办公例会由中心综合管理办公室组织。综合管理办公室应于会前一天将会议的主要内容书面通知参会的全体人员,并在会后24小时之内整理、发布《会议纪要》。

1.会议纪要的形成与签发:

①中心办公例会会议纪要、决议,由综合管理办公室整理成文。

②综合管理办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作。

③会议纪要和决议形成后,参会的中心领导班子成员签字确认。

第六条 会议纪律 

1.与会人员不得迟到、早退或缺席。特殊情况不能按时到会,应提前向会议召集人请假。

2.与会人员不得中途退席,特殊情况经主持人同意方可离开。

3.与会人员在会议期间,不得大声喧哗,不得来回走动。

4.迟到、中途离席者应轻声入、出座位,尽量不干扰会议进行。

5.与会人员应坐姿端正,禁止吸烟,禁止交头接耳开小会。

6.会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好记录,要关闭手机(或将手机处于振动状态);会议期间不会客。

7.与会人员应保持会场整洁,不准随地吐痰,扔纸屑,会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。

8.与会人员不可无故打断他人的发言,不可对发言者吹毛求疵。

第六章  保密制度

第一条中心机密涉及企业及员工的根本利益,全体员工都有保密义务,特别在对外交往和合作中要注意不能泄漏。

第二条 中心机密包括下列事项:

1.中心尚未付诸实施的研究计划、课题及决策。

2.中心合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。

3.中心的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。

4.中心技术研发资料及计算机内的所有资料。

第三条 严禁将中心任何文件进行抄录、复制、传递出中心(包括利用网络传输)。

第四条 因工作需要查看超出自身权限的文件或资料,必须得到综合管理办公室的批准。

第五条 对外交往与合作中,需要提供中心机密事项必须获得主任批准。

第六条 中心员工发现中心的机密已泄露,应立即报告中心上层领导并及时处理。

第七条 严禁和人交往中,泄露中心机密,严禁在公共场所讨论中心机密。

第八条 违反上述规定要追究部门领导的责任,情节严重的,中心保留诉讼法律的权利。

第七章 办公用品的管理

第一条 办公用品的购发

1.中心所需办公用品由综合管理办公室统一购置,各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公,任何人不得移作他用或私用。所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗。

2.综合管理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算,经主管领导审批后负责将办公用品购回。有计划地分发给各部门并办理好出库手续及记录。

3.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品时,须经综合管理办公室批准由部门主管领导签字方可领回。

4.负责购、发办公用品的人员要建立账本,并办好出、入库手续。出库物品一定要由领取人签字,特殊用品需由其部门主管签字后方可办理出库。

第八章 行为规范管理

第一条 员工行为规范

1.保持办公环境整洁。员工每天应提前5分钟到岗,并做好清洁和整理工作。每天抽出时间整理办公桌和抽屉,保持办公环境的舒适和整洁。

2.工作环境有序。在办公区内,禁止大声喧哗,在工作时间内严禁串岗,严禁谈论与工作无关的事宜,禁止上网聊天、玩游戏,严禁浏览与业务无关的书籍、杂志、报纸。工作期间不准化妆、吃零食,严禁随地吐痰、丢纸屑、杂物、烟头等。

3.中午禁止饮酒。如因工作需要应提前请示主管批准。

4.严禁员工在工作时间打私人电话或接听电话时以聊天寒暄方式影响工作及影响信息的畅通。

第二条 休假的规定

1.中心人员按照厦门华厦学院的休假管理规定执行,正常情况下员工每周休息两天。

2.婚假:员工本人结婚凭结婚证可休婚假七天。

3.丧假:员工的直系亲属死亡时,经批准可休假三天。

4.产假:正常产假可休假九十天,特殊情况报请管理办公室另行批复。

5.其它法定假日中心将根据国家规定执行。

第四条 请假规定

1.员工外出办事或请假应提前填写请假条,由部门主管签字后,交综合管理办公室备案。如遇突发事件或紧急情况未事先请假者,应利用电话及时向部门主管报告,并于当日由部门主管或其代理人按中心规定办理请假手续,否则亦视同旷工处理。

2.员工请假一天,由部门主管批准。

员工请假二天以内(含二天)由部门主管签字同意后,报管理办公室批准。

员工请假三天以上,报副主任批准。

3.请假批准后,请假存根由部门主管自行保留,请假单一律送管理办公室保存。部门经理级以上人员请假一律由副主任批准,并将请假单报管理办公室备案。

4.除例行假日及国家规定的法定假日、婚假、丧假、产假外,其余一律按实际出勤计发工资。

第十二章 培 训

第一条 中心为提高员工素质及工作效率,定期或不定期举办各种专业培训,被指定参加的员工,非有特殊原因,不得拒绝参加。

第二条 员工培训由综合管理办公室统筹管理。

1.职前培训:新进员工应实施职前培训,由管理办公室组织实施针对中心简介及人事管理制度、岗位职责、安全管理等内容的培训。

2.在职培训:员工应不断研究学习本职技能,朴素砥砺;各级主管尤应相机施教,以求精进。

3.凡由中心选派的培训人员,均须填写培训记录。培训回来后,须将相关的培训资料、培训证书上交管理办公室统一保管,留档备查。

4.凡外派培训人员,在回中心后要负责对中心相关人员进行内部培训。

第三条 培训费用的支付

1.凡由中心外派的培训人员,培训费用暂由中心代为支付。

2.为中心服务满两年者,培训费用由中心支付。

3.自培训结束之日起,为中心服务未满两年而提出辞职者,培训费用将按其为中心服务的月份所占两年服务期的比例剩余部分而扣除相应的培训费用。

第十三章 附 则

第一条 本制度如有未尽事宜或随着中心的发展有些条款需要增加或删减的,管理办公室将会补发相应的制度及规定。

第二条 本制度解释权归综合管理办公室。

第三条 本制度自发布之日起生效。

新一代信息通信技术与智慧教育福建省高校工程研究中心

2016.1.5

 

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